Oscar Stone Corp
Administrador de la oficina
Tiempo completo • Bronx, NY
Buscamos un Administrador de Oficina altamente organizado, de confianza y detallista que proporcione apoyo administrativo a un propietario privado y ayude en la gestión diaria de múltiples propiedades y asuntos administrativos personales.
Este puesto requiere a alguien que se sienta cómodo gestionando pagos, facturas, registros, agendas, correspondencia e información confidencial. El candidato ideal es alguien que tome la iniciativa, se mantenga organizado sin supervisión constante y pueda gestionar múltiples responsabilidades asegurándose de que las tareas importantes se completen con precisión y a tiempo.
Responsabilidades clave
- Proporcionar apoyo administrativo al propietario y a sus asuntos personales de negocio.
- Ayuda con tareas administrativas relacionadas con varias propiedades.
- Procesa y organiza pagos, facturas, facturas y otras obligaciones financieras.
- Mantener registros precisos de pagos, gastos, recibos y documentos relacionados con la propiedad.
- Coordina con proveedores, contratistas, inquilinos, proveedores de servicios y otros contactos.
- Haz seguimiento de facturas pendientes, pagos, solicitudes de mantenimiento y otros asuntos administrativos.
- Programa citas, servicios, inspecciones, reparaciones y reuniones.
- Organiza documentos de propiedad, contratos, contratos de arrendamiento, información de seguros y otros registros.
- Ayuda con tareas administrativas relacionadas con la banca y los pagos.
- Prepara hojas de cálculo, informes y resúmenes según sea necesario.
- Supervisa los plazos importantes, fechas de renovación, pagos y citas.
- Maneja la información personal y financiera confidencial con un alto nivel de discreción.
- Comunícate profesionalmente con proveedores, contratistas, inquilinos y otros contactos comerciales.
- Ayudar con tareas administrativas personales y recados relacionados con las necesidades del propietario cuando sea necesario.
- Identifica las tareas pendientes y cumple hasta que se completen.
- Realizar tareas administrativas adicionales según se le asigne.
Cualificaciones
- Experiencia previa en administración de oficinas, administración de propiedades, asistencia ejecutiva, contabilidad o un puesto similar.
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
- Cómodo procesando pagos y gestionando facturas y registros financieros.
- Gran atención al detalle y precisión.
- Dominio de Microsoft Office, Excel, correo electrónico y sistemas de pago online.
- Capacidad para aprender y utilizar diferentes programas y plataformas empresariales.
- Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para gestionar información confidencial y sensible.
- Capacidad para priorizar múltiples tareas y cumplir con plazos.
- Automotivado y capaz de trabajar de forma independiente.
- Profesional, fiable y digno de confianza.
- Fuertes habilidades para resolver problemas y hacer seguimiento.
Candidato ideal
El candidato ideal es alguien que no necesite que le recuerden todas las tareas. Deberías poder analizar lo que hay que hacer, organizar tus prioridades, gestionar los pagos y la documentación con precisión, hacer seguimiento con las personas adecuadas y mantener informado al propietario.
La experiencia trabajando directamente con un propietario inmobiliario, cartera inmobiliaria, oficina privada, ejecutivo o propietario de una pequeña empresa es un punto a favor.
Este es un puesto para alguien que asume sus responsabilidades, protege información confidencial y puede ser de confianza para gestionar asuntos personales y de propiedad importantes de manera profesional.
Compensación: 60.000,00 - 70.000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)